Agenda

7. Weblaw Forum LegalTech – Dokumentenautomatisierung – Von durchgängigen Prozessen bis zum digitalen Notariat

Ort:
online
Datum:
25.11.2021
Beginn:
14:00 - 17:00
Veranstalter:
Weblaw AG
Beschreibung:

Dokumentenautomatisierung – Von durchgängigen Prozessen bis zum digitalen Notariat (25.11.2021)

 

Über Digitalisierung und Automatisierung sprechen wir schon eine ganze Weile. Schön können wir nun verkünden: "The new normal is ... Papier". Im internationalen Vergleich hinken wir in der Schweiz hinterher, Digitalisierungsprojekte stottern oft bzw. scheitern ganz. Auch der Behördenverkehr läuft nach wie vor nicht medienbruchfrei, das hat nicht erst die Pandemie gezeigt. Immer wieder landen wir bei Papierversionen, handschriftlich unterzeichneten Urkunden.

 

Nach wie vor ist die direkte Integration von Informationen, das effiziente und effektive Entgegennehmen und Abarbeiten von Eingaben, die Ausnahme. Weder Fax noch digital signierte PDF Dokumente sind eine Lösung, auch zweites greift zu kurz. Nationalrat Andrin Silberschmidt nimmt das Thema mit seiner Motion "Vollständig digitale Unternehmensgründung sicherstellen" vom 16.03.2021 (21.3180, Curia Vista, https://www.parlament.ch/de/ratsbetrieb/suche-curia-vista/geschaeft?AffairId=20213180) auf. In ähnlicher Weise betroffen sind z.B. Geschäfte rund um den Erwerb von Liegenschaften und die digitale Informationsübermittlung an die Grundbuchämter. Will man die Wirtschaft und den Verwaltung unterstützen, müssen neue Wege beschritten werden, bereits bestehende Werkzeuge sollten besser genutzt werden. Der Blick auf ein idealerweise handschriftlich unterzeichnetes Dokument greift hier zu kurz.

 

Der vierte Teil des Weblaw Forum LegalTech nimmt sich dem Thema Dokumentenautomatisierung an. Die Thematik soll weit verstanden werden. Idealerweise werden Geschäfte und Prozesse digitalisiert und automatisiert. Das Ziel von sinnvollem Arbeiten - hüben wie drüben - sind vollständig digitalisierte und applikationsübergreifende Prozesse. Aber auch das Erarbeiten oder Verwenden von "einzelnen" Dokumenten gerät immer stärker in den Fokus. Die Bandbreite der Themen ist gross: Ein sehr spannendes Projekt trägt den Namen oneNDA.

 

Geheimhaltungsvereinbarungen werden häufig verwendet, nicht nur bei bei grossen Geschäftsübernahmen. Sie gehören quasi zur Grundausstattung eines Rechtsdienstleisters. Über ein Crowdsourcing wurde nun eine standardisierte Vorlage für ein NDA erstellt. Dieses steht der "Rechtscommunity" zur Verfügung, innert kürzester Zeit fand es breite Akzeptanz. Aktuell wird die Vorlage von rund 369 Firmen und Kanzleien eingesetzt. Was sind die Treiber einer solchen Entwicklung? Welche Auswirkungen kann das haben? Warum sind Grosskanzleien sogar im Steering Committee vertreten? Und kann man daraus auch Schlüsse ziehen für Vorlagen und Muster hiesiger Anbieter?

 

Das nächste Modul ist bereits in Arbeit und trägt den Arbeitstitel "M&A". Saubere Formatvorlagen in mehreren Sprachen, Klauseldatenbanken, Prüfmechanismen, Beilagenmanagement aber auch Automatismen zum Erstellen von CVs oder Referenzen sind nicht nur in grösseren Kanzleien wichtig. Sauberes Paperwork bedeutet viel Arbeit - und entsprechend viel kann automatisiert werden. Will man seine angestammte Arbeitsumgegung nicht verlassen, helfen dazu Office-Addins von spezialisierten Anbieterinnen und Anbietern. Dies hat aber nicht nur mit Arbeitserleichterung und Effizienzgewinnen zu tun. Idealerweise führen entsprechende Werkzeuge zu sauberen, fehlerfreien und qualitativ hochstehenden Dokumenten.

 

Will man den Kreis schliessen dürfte die Schlussfolgerung sein, dass Automatisierte Dokumentenpakete oder Prozesse von allem Anfang entsprechende Überlegung mit einbeziehen.

 

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